Κανονισμός Επιτροπής Διαβούλευσης

Σύμφωνα με την αριθ. 90/14-4-2011 Απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου του Δήμου Δομοκού ψηφίστηκε ο Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής Διαβούλευσης του Δήμου Δομοκού, ως κατωτέρω

Άρθρο 1.

Συγκρότηση – Σύνθεση της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης

1. Στον Δήμο Δομοκού  συγκροτήθηκε με την υπ’ αριθ. 21/28-2-2011 απόφαση του δημοτικού συμβουλίου, Η Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης, ως συμβουλευτικό όργανο του δήμου για την εναρμόνιση των πολιτικών του δήμου με τις υπάρχουσες και αναδυόμενες ανάγκες των πολιτών.

2. Η διάρκεια της θητείας της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης δεν υπερβαίνει τα δυόμιση έτη. Ειδικά για την περίοδο 2011-2014, η θητεία της πρώτης δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης δεν θα υπερβαίνει τα δύο έτη, σύμφωνα με το άρθρο 282 παρ. 16 του Ν. 3852/2010.

3. Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης αποτελείται από 50 μέλη, τα οποία ορίζονται από το οικείο δημοτικό συμβούλιο. Εξ αυτών, τα τρία τέταρτα (3/4) είναι εκπρόσωποι φορέων της τοπικής κοινωνίας και το ένα τέταρτο (1/4) δημότες εγγεγραμμένοι στους εκλογικούς καταλόγους. Μέλος της επιτροπής είναι επίσης και ο δήμαρχος ή ο οριζόμενος με απόφαση δημάρχου αντιδήμαρχος¹.

4. Οι φορείς της τοπικής κοινωνίας, οι οποίοι εκπροσωπούνται στην επιτροπή, πρέπει να έχουν την έδρα τους ή να διαθέτουν παράρτημα εντός των διοικητικών ορίων του δήμου και να εμπίπτουν σε μία τουλάχιστον από τις εξής κατηγορίες:

α) τοπικοί εμπορικοί και επαγγελματικοί σύλλογοι και οργανώσεις

β) επιστημονικοί σύλλογοι και φορείς

γ) τοπικές οργανώσεις εργαζομένων και εργοδοτών

δ) σύλλογοι εργαζομένων στο δήμο και τα νομικά του πρόσωπα

ε) ενώσεις και σύλλογοι γονέων και κηδεμόνων

στ)τοπικά συμβούλια νέων

ζ) αθλητικοί σύλλογοι και φορείς

η) πολιτιστικοί και εξωραϊστικοί σύλλογοι

θ) σύλλογοι και φορείς προστασίας του περιβάλλοντος

ι)  θρησκευτικοί και πνευματικοί σύλλογοι και φορείς

ια) ιδρύματα και φορείς ειδικής αγωγής και σύλλογοι ατόμων με ειδικές ανάγκες

ιβ) εθελοντικές οργανώσεις, μη κυβερνητικές οργανώσεις, λοιπές κινήσεις πολιτών και άλλοι φορείς της κοινωνίας των πολιτών.

Οι φορείς αυτοί πρέπει αφενός να είναι ενεργοί (να έχουν αναπτύξει συναφή με το αντικείμενό τους δραστηριότητα κατά την τελευταία πενταετία) και αφετέρου να έχουν συσταθεί τουλάχιστον ένα έτος πριν από την είσοδό τους στην επιτροπή διαβούλευσης.

5. Η συμμετοχή στην επιτροπή είναι εθελοντική και άμισθη.

¹ Σύμφωνα με τον νόμο, ο συνολικός αριθμός των μελών της επιτροπής είναι κατ’ ελάχιστον είκοσι πέντε (25) και κατά μέγιστο πενήντα (50). Επιπλέον, από την προσαύξηση των μελών – εκπροσώπων φορέων κατά 1/3 από μέλη – δημότες, δημιουργείται η μεταξύ τους αναλογία 3:1, απ’ όπου προκύπτουν οι τελικές αναλογίες συμμετοχής (3/4) και (1/4) αντιστοίχως για φορείς και δημότες. Τηρουμένων λοιπόν των ως άνω ορίων και αναλογιών και δεδομένου ότι ο δήμαρχος ή ο αντιδήμαρχος είναι επίσης μέλος της επιτροπής, συνάγεται ότι οι εκπρόσωποι των φορέων είναι κατ’ ελάχιστον δεκαοκτώ ([25-1]*75%=18) και κατά μέγιστο τριάντα επτά ([50-1]*75%=36,75—>37), ενώ οι δημότες είναι κατ’ ελάχιστον έξι ([25-1]*25%=6) και κατά μέγιστο δώδεκα ([50-1]*25%=

12,25->12).

Άρθρο 2.

Ορισμός μελών

1. Η επιλογή των μελών γίνεται στην βάση της ευρύτερης δυνατής εκπροσώπησης των θεματικών αντικειμένων προκειμένου για φορείς και της αναλογικής εκπροσώπησης γεωγραφικών περιοχών, προκειμένου για δημότες. Δεν μπορούν να επιλεγούν ως μέλη της επιτροπής διαβούλευσης, πλην του προέδρου, αιρετοί του δήμου, της οικείας περιφέρειας ή μέλη των διοικήσεων νομικών προσώπων του δήμου ή της οικείας περιφέρειας.

2. Για κάθε τακτικό μέλος της επιτροπής, είτε αυτό εκπροσωπεί φορέα ή κατηγορία φορέων είτε μια δημοτική ενότητα (δημοτικό διαμέρισμα, ενορία, δημοτική κοινότητα ή τοπική κοινότητα),   ορίζεται  ένα  (1)   αναπληρωματικό   μέλος.   Η  ιδιότητα  του  τακτικού  ή αναπληρωματικού μέλους ισχύει από την στιγμή της αποδοχής της από τα συγκεκριμένα πρόσωπα.

3. Ο ορισμός των τακτικών και αναπληρωματικών μελών μεταξύ των εκπροσώπων των φορέων γίνεται με την ακόλουθη διαδικασία:

α. Το προεδρείο του δημοτικού συμβουλίου, συνεπικουρούμενο από τις δημοτικές υπηρεσίες, προσκαλεί με κάθε πρόσφορο μέσο όλους τους φορείς της τοπικής κοινωνίας, οι οποίοι εμπίπτουν στις διατάξεις του ως άνω άρθρου 1, παραγρ. 4, όπως εκδηλώσουν εντός πέντε (5) ημερών το ενδιαφέρον τους για την συμμετοχή και εκπροσώπησή τους στην επιτροπή διαβούλευσης.

β. Για τον σκοπό αυτό, οι ενδιαφερόμενοι φορείς καταθέτουν στο προεδρείο του δημοτικού συμβουλίου τα αναγκαία αποδεικτικά στοιχεία δραστηριότητας και χρόνου δραστηριότητας, καθώς και το όνομα του τακτικού και αναπληρωματικού εκπροσώπου τους στην επιτροπή, υποδεικνύοντας ταυτοχρόνως και την κατηγορία στην οποία εμπίπτουν. Με ευθύνη του προέδρου, αυτά ελέγχονται και καταρτίζεται ο πίνακας των υποψηφίων μελών της επιτροπής κατά κατηγορία φορέων.

γ. Εάν οι αιτηθέντες φορείς που πληρούν τις προϋποθέσεις δεν υπερβαίνουν συνολικά τον μέγιστο πληθικό αριθμό φορέων στην επιτροπή², τότε όλοι οι εκπρόσωποί τους γίνονται δεκτοί ως τακτικά μέλη.

δ. Εάν τους υπερβαίνουν, ο ορισμός των εκπροσώπων τους γίνεται με κριτήρια αφενός διασφάλισης της εκπροσώπησης κάθε κατηγορίας φορέων με ένα τουλάχιστον άτομο και αφετέρου αναλογικής κατανομής των υπολοίπων θέσεων βάσει του πλήθους κάθε κατηγορίας φορέων στο σύνολο του δήμου. Η διαδικασία που ακολουθείται στην περίπτωση αυτή είναι η ακόλουθη:

1.   Αρχικά υπολογίζεται ο συντελεστής συμμετοχής κάθε κατηγορίας φορέων στην επιτροπή ως το πηλίκο της διαίρεσης του πληθικού αριθμού των φορέων ανά κατηγορία με τον συνολικό αριθμό των φορέων του δήμου, οι οποίοι είναι υποψηφία μέλη. Ακολούθως, πολλαπλασιάζοντας τον συντελεστή αυτό με τον μέγιστο αριθμό των φορέων στην επιτροπή διαβούλευσης (που είναι 37), προκύπτει το απόλυτο πλήθος των εκπροσώπων φορέων ανά κατηγορία που θα είναι μέλη της επιτροπής. Σε περίπτωση που το άθροισμα των ακέραιων μερών των γινομένων είναι μικρότερο του τριάντα επτά (37), η τελική κατανομή γίνεται εξασφαλίζοντας αρχικά την ύπαρξη εκπροσώπου από κάθε κατηγορία και ακολούθως λαμβάνοντας υπόψη τα μεγαλύτερα δεκαδικά μέρη των γινομένων.³

2. Δεδομένου πλέον του πλήθους των εκπροσώπων ανά κατηγορία φορέων,  οι υποψήφιοι φορείς ανά κατηγορία (ή τυχόν δευτεροβάθμιο όργανό τους) επιλέγουν εντός δύο ημερών μόνοι τους τα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη που θα τους εκπροσωπήσουν και ανακοινώνουν την επιλογή τους στον πρόεδρο του Δημοτικού Συμβουλίου.

3. Αν κάποιος εκ των φορέων αυτών δηλώσει στο προεδρείο ότι διαφωνεί με την διαδικασία που θα επιλέξουν οι υπόλοιποι φορείς της κατηγορίας του για την μεταξύ τους επιλογή των εκπροσώπων τους, τότε ο πρόεδρος του Δημοτικού Συμβουλίου διενεργεί δημόσια κλήρωση, από την οποία προκύπτουν τα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη των κατηγοριών που δεν όρισαν εκπροσώπους.

Ο ορισμός των τακτικών και αναπληρωματικών μελών μεταξύ των δημοτών γίνεται με την ακόλουθη διαδικασία:

α. Ο αριθμός των δημοτών – μελών της επιτροπής υπολογίζεται, μέχρι συμπληρώσεως του μέγιστου δυνατού αριθμού τους (12), διαιρώντας τον αριθμό των εκπροσώπων φορέων – μελών διά του τρία (3) και στρογγυλοποιώντας στο ήμισυ της μονάδας, σύμφωνα με την ακόλουθη διαδικασία.

β. Αρχικά υπολογίζεται ο συντελεστής συμμετοχής της κάθε γεωγραφικής περιοχής (δημοτικό διαμέρισμα, ενορία, δημοτική κοινότητα ή τοπική κοινότητα) με βάση τον αριθμό των εγγεγραμμένων στους εκλογικούς καταλόγους κατά τις τελευταίες εκλογές. Πολλαπλασιάζοντας αυτούς τους συντελεστές συμμετοχής με τον αριθμό των δημοτών – μελών που προέκυψε από το προηγούμενο εδάφιο 4.α, προκύπτει η κατανομή των μελών κατά περιοχή, κατ’ αναλογία με τα προβλεπόμενα στην παράγραφο 3.δ.1 του παρόντος άρθρου.

γ. Το προεδρείο του δημοτικού συμβουλίου διενεργεί εν συνεχεία κλήρωση μεταξύ των ατόμων που είναι εγγεγραμμένοι στους εκλογικούς καταλόγους κάθε δημοτικού διαμερίσματος, ενορίας και δημοτικής ή τοπικής κοινότητας.

δ. Με βάση την σειρά κλήρωσης κατά περιοχή, συντάσσεται ένας κατάλογος ατόμων, τα οποία, εντός δύο (2) ημερών και με ευθύνη του προεδρείου του δημοτικού συμβουλίου, ενημερώνονται και γνωστοποιούν την πρόθεσή τους να αποδεχθούν ή μη την ιδιότητα του μέλους της επιτροπής. Η διαδικασία αυτή ολοκληρώνεται όταν καλυφθούν όλες οι προβλεπόμενες θέσεις της επιτροπής ή όταν εξαντληθεί το σύνολο του αριθμού των κληρωθέντων⁴. Στην τελευταία περίπτωση, οι κενές θέσεις της επιτροπής δεν συμπληρώνονται.

Ένα παράδειγμα του τρόπου υπολογισμού του ανά κατηγορία αριθμού φορέων υπάρχει στο Παράρτημα που συνοδεύει τον παρόντα κανονισμό. (Για το παράρτημα μπορείτε να επικοινωνήσετε με τη γραμματεία του Δ.Σ. στο τηλ. 2232 3 50208, κος Κεφαλάς Κυριαζής)

Για τον σκοπό αυτό είναι καλό το πλήθος των κληρωθέντων να είναι τριπλάσιο ή τετραπλάσιο των προβλεπομένων θέσεων της επιτροπής.

5. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, με ευθύνη του προεδρείου καταρτίζεται ο τελικός κατάλογος των μελών της επιτροπής, επικυρώνεται από το δημοτικό συμβούλιο και αναρτάται στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης και του δήμου.

6. Προκειμένου να διευκολύνεται η  συμμετοχή περισσότερων πολιτών και η  έκφραση διαφορετικών   απόψεων,   τα   μέλη   της   επιτροπής   δεν   μπορούν  να   θητεύσουν   σε περισσότερες από δύο διαδοχικές θητείες.

²  Όπως προαναφέρθηκε, ο αριθμός αυτός είναι τριάντα επτά (37).

³ Ένα παράδειγμα του τρόπου υπολογισμού του ανά κατηγορία αριθμού φορέων υπάρχει στο Παράρτημα που συνοδεύει τον παρόντα κανονισμό.

⁴ Για τον σκοπό αυτό είναι καλό το πλήθος των κληρωθέντων να είναι τριπλάσιο ή τετραπλάσιο των προβλεπομένων θέσεων της επιτροπής.

Άρθρο 3.

Έργο – Αρμοδιότητες

1. Το   έργο  της   επιτροπής  υπηρετεί  τους   σκοπούς  του  νέου   θεσμού της   δημοτικής διαβούλευσης και εντάσσεται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων και της διαδικασίας της, όπως αυτές περιγράφονται στον σχετικό οδηγό δημοτικής διαβούλευσης.

2. Ειδικότερα, η επιτροπή δημοτικής διαβούλευσης έχει τις εξής αρμοδιότητες:

α) Γνωμοδοτεί στο δημοτικό συμβούλιο σχετικά με τα αναπτυξιακά προγράμματα και τα προγράμματα δράσης του δήμου, το επιχειρησιακό πρόγραμμα και το τεχνικό πρόγραμμα του δήμου.

β) Γνωμοδοτεί για θέματα γενικότερου τοπικού ενδιαφέροντος, που παραπέμπονται σε αυτή από το δημοτικό συμβούλιο ή τον δήμαρχο.

γ) Εξετάζει τα τοπικά προβλήματα και τις αναπτυξιακές δυνατότητες του δήμου και διατυπώνει γνώμη για την επίλυση των προβλημάτων και την αξιοποίηση των δυνατοτήτων αυτών.

δ) Διατυπώνει παρατηρήσεις επί του περιεχομένου των κανονιστικού χαρακτήρα αποφάσεων, οι οποίες εκδίδονται στο πλαίσιο του άρθρου 79 του Κ.Δ.Κ.

Άρθρο 4.

Σύγκληση της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης

1. Των εργασιών της επιτροπής προεδρεύει ο δήμαρχος ή ο αντιδήμαρχος που ορίζει ο δήμαρχος με απόφασή του, η οποία δημοσιεύεται και στην ιστοσελίδα του δήμου.

2. Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης συνεδριάζει δημόσια,  μετά από πρόσκληση του προέδρου της:

α) υποχρεωτικά μια φορά το χρόνο, πριν από τη σύνταξη των προσχεδίων του προϋπολογισμού και του ετήσιου προγράμματος δράσης,

β) τουλάχιστον μία φορά κάθε τρεις (3) μήνες, για άλλα θέματα που έχουν τεθεί υπό διαβούλευση από το Δημοτικό συμβούλιο και την Δημοτική Αρχή και εισάγονται στην επιτροπή προς συζήτηση και γνωμοδότηση,

γ) όποτε το ζητήσει το ένα τρίτο (1/3) τουλάχιστον του συνολικού αριθμού των μελών της με γραπτή αίτηση, όπου αναφέρονται τα προς συζήτηση θέματα και τα μέλη της επιτροπής, που υπέβαλλαν την αίτηση και εισηγούνται τα θέματα,

δ) όποτε υπάρχουν κατεπείγουσες περιπτώσεις, οι οποίες δικαιολογούν την άμεση σύγκληση της επιτροπής.

3. Η πρόσκληση κοινοποιείται στα μέλη της επιτροπής (τακτικά και αναπληρωματικά) με έντυπο, ηλεκτρονικό ή κάθε άλλο πρόσφορο μέσο, επτά (7) εργάσιμες ημέρες πριν τη συνεδρίαση. Περιλαμβάνει την ημερήσια διάταξη, τον τόπο, την ημερομηνία και την ώρα της συνεδρίασης και συνοδεύεται από εισηγήσεις επί των υπό συζήτηση  θεμάτων, σύμφωνα με το άρθρο 6 του παρόντος κανονισμού. Η πρόσκληση δημοσιεύεται επίσης στην ιστοσελίδα του δήμου και της διαβούλευσης.

4. Στις κατεπείγουσες περιπτώσεις η πρόσκληση μπορεί να γνωστοποιηθεί ή να επιδοθεί την ημέρα της συνεδρίασης και αναφέρει τον λόγο της συνεδρίασης. Πριν από τη συζήτηση, η επιτροπή αποφαίνεται για το κατεπείγον των θεμάτων.

5. Σε περίπτωση  απουσίας ή κωλύματος τακτικού  μέλους για την συμμετοχή του  σε προγραμματισμένη   συνεδρίαση,   οφείλει  να   ενημερώσει   έγκαιρα  τον πρόεδρο της επιτροπής, προκειμένου να προσκληθεί καινά συμμετάσχει το αναπληρωματικό μέλος.

6. Στις συνεδριάσεις της επιτροπής είναι δυνατό να καλούνται να συμμετέχουν χωρίς δικαίωμα ψήφου και οι εξής: ο πρόεδρος του δημοτικού συμβουλίου, οι επικεφαλής των δημοτικών   παρατάξεων   που   εκπροσωπούνται   στο   δημοτικό   συμβούλιο και κατά περίπτωση, εκπρόσωποι αρμόδιων κρατικών και περιφερειακών  αρχών,  καθώς και εκπρόσωποι τοπικών οργανώσεων πολιτικών κομμάτων.

7. Ένα θέμα μπορεί να επανεισαχθεί στην επιτροπή προς συζήτηση αφού παρέλθουν έξι (6)μήνες τουλάχιστον από την ολοκλήρωση της διαδικασίας την προηγούμενη φορά που το θέμα αυτό τέθηκε σε διαβούλευση.

Άρθρο 5.

Τόπος συνεδρίασης – Απαρτία – Δικαιώματα και υποχρεώσεις μελών – Δημοσιότητα

1. Οι συνεδριάσεις της επιτροπής διαβούλευσης είναι δημόσιες και πραγματοποιούνται στο κτίριο, που βρίσκεται επί της οδού εντός των ορίων του δήμου.

2. Είναι όμως δυνατό η επιτροπή διαβούλευσης να αποφασίσει, με εισήγηση του προέδρου της και πλειοψηφία του συνόλου των μελών της, την διεξαγωγή κάποιων συνεδριάσεών της σε διαφορετικές περιοχές του  δήμου ή  σε άλλο, κατάλληλο για την εκάστοτε περίσταση, οίκημα εντός των ορίων του δήμου.

3. Η   δημοτική    επιτροπή    διαβούλευσης   συνεδριάζει   νόμιμα   εφόσον   έχει   απαρτία. Προϋπόθεση της απαρτίας είναι να έχουν κληθεί νόμιμα, έγκαιρα και κανονικά όλα τα μέλη του οργάνου για να μετάσχουν στη συνεδρίαση. Η έλλειψη ή η μη έγκαιρη κλήση θεραπεύονται μόνον με την προσέλευση και τη συμμετοχή στη συνεδρίαση του μη κληθέντος.

4. Η δημοτική επιτροπή διαβούλευσης έχει απαρτία όταν τα παρόντα είναι περισσότερα από τα απόντα μέλη της.

5. Σε περίπτωση έλλειψης απαρτίας, η συνεδρίαση επαναλαμβάνεται την αμέσως επόμενη εργάσιμη ημέρα, οπότε θεωρείται σε κάθε περίπτωση ότι υφίσταται απαρτία.

6. Ο πρόεδρος της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης κηρύσσει την έναρξη και την λήξη των εργασιών της, τις οποίες και διευθύνει, φροντίζοντας να λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για την ομαλή διεξαγωγή της. Έχει επίσης την ευθύνη τήρησης των πρακτικών των συνεδριάσεων. Η αδικαιολόγητη παράλειψη του προέδρου να συγκαλέσει για δύο (2) συνεχόμενες φορές την επιτροπή διαβούλευσης αποτελεί σοβαρή παράλειψη καθήκοντος. Τον πρόεδρο είναι δυνατό να επικουρεί στα καθήκοντά του τριμελής γραμματεία που εκλέγεται από τα μέλη της επιτροπής.

7. Τα μέλη της επιτροπής οφείλουν να συμβάλλουν στην επιτυχία του σκοπού της επιτροπής διαβούλευσης και να μετέχουν τόσο στις συνεδριάσεις της επιτροπής, όσο και στις διαδικασίες που προηγούνται αυτής. Σε περίπτωση αδικαιολόγητης απουσίας τακτικού μέλους   από  τρεις  (3)   συνεδριάσεις  της   επιτροπής  διαβούλευσης  ενημερώνεται  το Δημοτικό Συμβούλιο, ο Πρόεδρος του οποίου προβαίνει στην αντικατάστασή του με αναπληρωματικό μέλος, με σχετική πράξη. Αν πρόκειται για τακτικό μέλος, θα πρέπει η απόφαση του δημοτικού συμβουλίου να είναι με πλειοψηφία δύο τρίτων του συνόλου των μελών του.

8. Τα μέλη της επιτροπής οφείλουν να συμπεριφέρονται με ευπρέπεια και σεβασμό προς τους άλλους στην διάρκεια των συνεδριάσεων. Σε αντίθετη περίπτωση, ο πρόεδρος καλεί τον εκτρεπόμενο να ανακαλέσει και, σε περίπτωση άρνησής του, του αφαιρεί τον λόγο.

9. Τα μέλη έχουν το δικαίωμα της κατά συνείδηση γνώμης και ψήφου. Δικαιούνται επίσης πρόσβασης στα πρακτικά και τα υλικά των προηγούμενων συνεδριάσεων, των έως τότε φάσεων της διαδικασίας διαβούλευσης, αλλά και σχετικών αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου και του Δημάρχου.

10.Η λειτουργία της επιτροπής διαβούλευσης έχει δημόσιο χαρακτήρα, ανάλογο με εκείνο του δημοτικού συμβουλίου. Ο πρόεδρος της επιτροπής μπορεί να δίνει τον λόγο σε παριστάμενους, ιδίως εάν πρόκειται για εκπροσώπους φορέων και δημότες που έχουν συμμετάσχει σε ομάδες εργασίας της διαβούλευσης. Οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται με δική   τους   φροντίδα   από   την   ανάρτηση   της   πρόσκλησης   στην   ιστοσελίδα   της διαβούλευσης και του δήμου.

11.Κατά την διάρκεια των συνεδριάσεων της επιτροπής, οι παρευρισκόμενοι στο ακροατήριο δεν επιτρέπεται να δυσχεραίνουν ή να παρακωλύουν τις εργασίες της.  Σε τέτοιες περιπτώσεις,   ο   πρόεδρος   μπορεί  κατόπιν   συστάσεως  να   αποβάλλει   οποιονδήποτε διαταράσσει ή παρακωλύει την συνεδρίαση ή ακόμη και να διατάξει την εκκένωση της αίθουσας από το ακροατήριο ή την διακοπή της συνεδρίασης.

12.Τέλος,   παρέχονται   διευκολύνσεις   στους   δημοσιογράφους   και   τα   μέσα   μαζικής ενημέρωσης.

Άρθρο 6.

Διαδικασία λειτουργίας -Λήψη αποφάσεων

1. Στην διάθεση της επιτροπής τίθενται σύντομες εισηγήσεις και άλλα υλικά τεκμηρίωσης. Οι σύντομες εισηγήσεις, τις οποίες κάνουν μέλη της επιτροπής που ορίζονται από τον πρόεδρό της ή μέλη του διαβιβάζοντος οργάνου (δημοτικό συμβούλιο, δημοτικές επιτροπές, συμβούλια δημοτικών ή τοπικών κοινοτήτων), αναφέρονται στο σκεπτικό του εισαγόμενου ζητήματος, στη διαδικασία διαβούλευσης που ακολουθήθηκε και στις διαφορετικές απόψεις που εκφράστηκαν.

2. Τα λοιπά υλικά τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν παράγωγα ομάδων εργασίας μελών της επιτροπής, παρατηρήσεις δημοτών ή κατοίκων σε δημόσια ηλεκτρονική διαβούλευση, σχετικές μελέτες κλπ. Τα υλικά αυτά είτε έχουν προκύψει από προηγούμενες διαδικασίες διαβούλευσης  είτε  διαβιβάζονται απ’   ευθείας  από το  δημοτικό  συμβούλιο και την δημοτική αρχή, ως σχέδια προς εξέταση και διερεύνηση.

3. Η επιτροπή διατυπώνει τη γνώμη της μετά από σχετική συζήτηση μεταξύ των μελών της, τα  οποία τάσσονται υπέρ   μίας  ή   άλλης  διαμορφωθείσας  εισήγησης  συνολικά  και τοποθετούνται υπέρ ή κατά των προταθεισών τροποποιήσεων ή προσθηκών.

4. Οι  αποφάσεις  της   επιτροπής  λαμβάνονται   με   φανερή   ψηφοφορία  για  κάθε   θέμα ξεχωριστά, κατά την οποία καλούνται τα μέλη της ονομαστικά και τάσσονται υπέρ ή κατά. Γνωμοδοτήσεις ή άλλες αποφάσεις της επιτροπής, που λαμβάνονται με μυστική ψηφοφορία όπου δεν το επιτάσσει ο νόμος, είναι άκυρες.

5. Τα μέλη της επιτροπής έχουν το δικαίωμα να θέσουν ζήτημα διαδικασίας, εάν πιστεύουν ότι υπάρχει ζήτημα πληρότητας ή ακρίβειας των στοιχείων που παρουσιάζονται στην επιτροπή ή εάν, κατά την γνώμη τους, παραβιάζεται ο κανονισμός λειτουργίας από τον πρόεδρο ή άλλο μέλος της επιτροπής. Επ’ αυτού καλείται να αποφανθεί η ίδια η επιτροπή, αμελλητί και χωρίς εκτεταμένες αγορεύσεις.

Άρθρο 7.

Πρακτικά συνεδριάσεων – Δημοσιότητα αποφάσεων

1. Στη  συνεδρίαση της δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης, όπως και στην περίπτωση ματαίωσής της, τηρούνται πρακτικά. Στα πρακτικά καταχωρούνται οι συζητήσεις, οι γνώμες που διατυπώνονται, οι ψηφοφορίες, οι αποφάσεις και οι μειοψηφούσες θέσεις για κάθε θέμα.

2. Τα πρακτικά τηρούνται συνοπτικά με τη βοήθεια δημοτικού υπαλλήλου που ορίζεται για τον  σκοπό  αυτό  ως  “πρακτικογράφος”.  Στο τέλος της  συνεδρίασης,  τα  συνοπτικά πρακτικά διαβάζονται και, κατόπιν τυχόν διορθώσεων, υπογράφονται από όλα τα μέλη που μετέχουν στη συνεδρίαση. Η άρνηση υπογραφής από μέλος της επιτροπής και η αιτία αυτής αναφέρονται στα πρακτικά, αφού προηγουμένως το αρνηθέν να υπογράψει μέλος καταθέσει εγγράφως τους λόγους της άρνησής του. Η μη υπογραφή των πρακτικών δεν επηρεάζει το κύρος της απόφασης. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων καταχωρούνται εντός τριών  εργάσιμων  ημερών  και  με  τη   φροντίδα  του  προέδρου  της  επιτροπής  στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης του δήμου.

3. Είναι επίσης δυνατόν οι συνεδριάσεις της επιτροπής να καταγράφονται με την βοήθεια συσκευής μαγνητοφώνησης ή βιντεοσκόπησης και κατόπιν να αναρτώνται ως ψηφιακά αρχεία στην ιστοσελίδα της διαβούλευσης.

Άρθρο 8.

Υποστήριξη δημοτικής επιτροπής διαβούλευσης

1. Ο Δήμος και στα πλαίσια του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας, παρέχει διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη του έργου της επιτροπής και της όλης διαδικασίας διαβούλευσης. Ενδεικτικά αναφέρονται οι εξής εργασίες: προετοιμασία και οργάνωση συνεδριάσεων, τήρηση  πρακτικών, παραγωγή, διεκπεραίωση,     διαχείριση και δημοσιοποίηση εγγράφων, τήρηση αρχείου αποφάσεων   επιτροπής, προετοιμασία προπαρασκευαστικών συναντήσεων, τήρηση πρωτοκόλλου κλπ.

2. Η αρμόδια δημοτική υπηρεσία ενημερώνει τους ενδιαφερόμενους πολίτες για τον σκοπό και τα θέματα της διαβούλευσης και για τις εργασίες της επιτροπής, είτε μέσω της ιστοσελίδας  διαβούλευσης  είτε  προφορικά.   Σε  περίπτωση  που  πολίτες  καταθέτουν γραπτές αναφορές και ερωτήματα σχετικά με τις αρμοδιότητες της επιτροπής, τα προωθεί στον πρόεδρό της και φροντίζει ώστε οι απαντήσεις να δίνονται εντός τριάντα (30) ημερών.

3. Η δημοτική αρχή δύναται να παραχωρήσει στην επιτροπή γραφείο ή άλλους χώρους σε κτίριο της έδρας του δήμου για την αποτελεσματική λειτουργία της επιτροπής.

Άρθρο 9.

Ισχύς – Τροποποίηση κανονισμού

1. Η ισχύς του παρόντος κανονισμού  αρχίζει από την ψήφισή  του  από το  δημοτικό συμβούλιο. Στα θέματα, που δεν ρυθμίζονται από αυτόν εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν.3852/2010,   όπως  ισχύει,   οι  αντίστοιχοι κανόνες  του  κανονισμού  λειτουργίας  του δημοτικού συμβουλίου καθώς και κάθε άλλη σχετική διάταξη.

2. Η τροποποίηση του παρόντος κανονισμού γίνεται κατόπιν αποφάσεως του δημοτικού συμβουλίου, που λαμβάνεται με πλειοψηφία δύο τρίτων (2/3) του συνόλου των μελών του.